Comunicación efectiva y acuerdos claros
Los 5 elementos de una solicitud clara
Una comunicación efectiva en entornos profesionales comienza con solicitudes claras y precisas. Cuando formulamos peticiones ambiguas, abrimos la puerta a malentendidos, incumplimientos y frustración. Toda solicitud efectiva debe responder a cinco preguntas fundamentales:
- ¿QUIÉN?
- Identifica explícitamente a la persona responsable
- Evita ambigüedades como "alguien debería..."
- Ejemplo deficiente: "Necesitamos revisar el código"
- Ejemplo efectivo: "Juan, necesito que tú revises el código"
- ¿QUÉ?
- Especifica exactamente lo que requieres
- Define criterios de éxito medibles
- Proporciona suficiente detalle para evitar interpretaciones
- Ejemplo deficiente: "Arregla los bugs del módulo de login"
- Ejemplo efectivo: "Corrige los tres errores documentados en el ticket #4872 del módulo de autenticación"
- ¿CUÁNDO?
- Establece un plazo específico con fecha y hora
- Indica si hay fechas intermedias para revisión
- Usa zona horaria cuando sea necesario
- Ejemplo deficiente: "Lo necesito pronto"
- Ejemplo efectivo: "Necesito esto completado para este viernes a las 3:00 PM hora central"
- ¿POR QUÉ?
- Explica el propósito o impacto de la solicitud
- Proporciona contexto para entender la prioridad
- Ayuda a quien recibe la solicitud a tomar mejores decisiones
- Ejemplo deficiente: "Es importante"
- Ejemplo efectivo: "Esto es crítico porque el cliente necesita implementar estos cambios antes del lanzamiento de su campaña el lunes"
- ¿PUEDES?
- Verifica disponibilidad y capacidad
- Permite una respuesta honesta
- Reconoce la autonomía del receptor
- Ejemplo deficiente: Asumir que alguien lo hará sin preguntar
- Ejemplo efectivo: "¿Puedes encargarte de esto considerando tus otras responsabilidades actuales?"